L’organisation de vos papiers administratifs est la clé du succès d’un bureau. Que vous soyez débutant ou en activité depuis un certain temps déjà, il est important de garder les choses bien rangées et organisées. Que vous utilisiez ou non des classeurs standard, un dossier accordéon ou un autre système d’organisation pour votre espace de travail administratif, vous voudrez garder les choses en ordre. L’utilisation de tampons encreurs pour vos documents administratifs peut vous aider à rester organisé. Voici plusieurs façons dont l’utilisation d’un tampon encreur peut rationaliser votre espace de travail.
Créer un système visuel rapide avec des tampons encreurs
Si vous avez de nombreux documents et fichiers différents qui doivent rester ensemble, vous pouvez créer un système visuel rapide en utilisant un tampon encreur de couleur différente pour tamponner chaque fichier, vous en trouverez sur le site Otypo. Il s’agit d’un moyen simple et visuel de classer vos documents. Vous pouvez utiliser un système de codage par couleur en fonction du type de document (par exemple, rouge pour les documents administratifs, rose pour les contrats des clients, bleu pour les documents comptables, etc.)
Si vous utilisez des encres de couleurs différentes pour regrouper vos documents, assurez-vous que l’encre est visible sur le papier. Évitez d’utiliser de l’encre noire avec du papier blanc, car elle risque de ne pas être suffisamment visible pour être utile.
Tamponnez la date du jour sur tous vos fichiers
Tamponnez la date du jour et la date de création de votre document sur chaque fichier. Cela vous aidera à suivre l’ancienneté de vos fichiers.
Vous pouvez également utiliser un système de code couleur pour mettre en évidence la date. Par exemple, marquez d’une couleur spécifique tous les documents créés au cours de chaque mois. Ainsi, vous pouvez feuilleter vos dossiers et voir quelles sont les dates à venir.
De nombreuses entreprises utilisent le système de “classement par date” pour conserver la trace des documents. Cela signifie que vous conservez tous vos dossiers et documents dans un seul classeur, une chemise accordéon ou un autre système d’organisation par mois. En apposant la date sur chaque document, il est plus facile de feuilleter vos dossiers par la suite et de trouver ce que vous cherchez.
Tamponnez les factures payées et tenez votre comptabilité à jour
Tamponnez les factures payées avec un tampon encreur rouge ou rose. Cela vous aidera à tenir votre comptabilité à jour. Vous pouvez également utiliser un système de code couleur pour mettre en évidence certaines caractéristiques de la facture, comme la date d’échéance ou le montant dû.
L’utilisation d’une couleur différente pour chaque facture est un moyen facile de garder la trace de ce qui est dû et de ce qui a été payé. La tenue de registres est essentielle pour toute entreprise, grande ou petite. C’est une bonne idée de garder une trace de chaque facture, contrat, paiement et autre transaction financière effectuée dans votre entreprise. Conserver des copies papier de ces documents vous aidera à les organiser et à les rendre facilement accessibles pour une consultation ultérieure.
Utilisez une encre de couleur différente pour les commentaires et les notes
L’utilisation d’une couleur différente pour vos commentaires et vos notes est un moyen simple de garder vos documents organisés. Il n’est pas nécessaire de rédiger un paragraphe entier ; écrivez simplement “voir pièce jointe”, ou “voir courriel du xx/xx/xx”. Vous pouvez également utiliser des abréviations, telles que “v/o” (boîte vocale), “cc” (copie carbone), etc.
La cohérence et la facilité de reconnaissance sont essentielles
Si vous avez plusieurs employés travaillant dans le même bureau, il peut être utile d’avoir une couleur d’encre uniforme pour les documents administratifs de chaque personne. Cela permettra d’organiser les choses et de faciliter la reconnaissance des documents par les employés.
Il est important de choisir une couleur d’encre qui soit facile à voir et qui se distingue du papier. Évitez d’utiliser de l’encre noire, car elle pourrait être trop subtile et difficilement reconnaissable.
Si possible, demandez à chaque employé d’utiliser la même couleur d’encre, ou faites-leur alterner deux ou trois couleurs. L’utilisation de la même couleur d’encre pour tous les employés du bureau aidera à garder les choses organisées. Si vous utilisez une couleur d’encre différente pour chaque employé, il sera plus facile de savoir à qui appartiennent les documents. Par exemple, vous pouvez attribuer l’encre verte à la personne en charge de la comptabilité, la rouge à la personne en charge des contrats et la bleue à la personne en charge du marketing.
